これまで部局ごとにやっていた事務処理を集中させて担当人員を減らし、システム化で工程も簡素化する。
日本経済新聞 2020年2月15日（土）
東京都が総務事務センターを開設することで、旅費精算などの事務処理を一括で引き受け、10億円のコストが削減できるというもの。大企業で顕著なのですが、セクショナリズムの弊害を解消しつつ、そこにITを投入すると大きなコスト削減が見込めます。
記事から推測すると、旅費精算は同じ処理なのに、部局ごとに異なるソフトウェア、もしくは異なる業務の流れで処理をしていた可能性が高いです。
例えば、政策企画局はAというソフトを使って旅費の精算処理を行い、総務局ではBというソフトを使って精算していた。これはAというソフトに統一すれば学習コストも操作コストも低減できますね。
もしくは、どちらもAというソフトを使っていたが、 政策企画局は申請者⇒申請者の課長承認⇒申請者の部局長承認が必要だった。総務局では課長承認があれば精算できた。これはルールを、申請者⇒会計管理局の課長以上の承認を得れば精算できる、と統一すれば責任の所在も、業務の流れも非常にシンプルになりますね。
同じ処理というのがポイントで、IT化の基本アプローチです。
要旨！
現場はそんなこと気づくんじゃないの？と思うかもしれませんが、日々の作業に追われている従業員の方は絶対に気がつきません。これは能力の問題ではなく、その作業が正しい、とあたり前にこなしている業務のひとつだからです。
悪い仕組みに気づき、その仕組みを変えられるのは社長だけです。
お読み頂きありがとうございました／業務改善の第一歩
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