アンケート調査の結果、メールは皆さん利用しているようですが、チャットはまだ浸透していないようでしたので、メールと比較した際のメリットを挙げます。
１．送信したメッセージの修正と削除ができる
メールは間違って送信してしまうと、そのまま相手に届いてしまいます。セキュリティ意識の高い企業ですと、必ずメール送信チェックソフトを導入しています。
どのようなチェックソフトかというと、社外に送る際や、添付ファイルがある場合、送信ボタンを押したタイミングで「本当に送っていいですか」のメッセージが表示されて確認を促されます。
それだけ誤送信による情報漏洩が多い、ということです。
チャットの場合、メッセージがクラウド上にデータを保存、かつ相手とデータが共有されているため、誤って送信してしまっても修正や削除をすることが可能です。もちろん添付ファイルもいつでも修正、削除ができます。
２．１回のメッセージが短く、レスポンスの向上が見込める
メールの場合、
１．あて先に送信者を指定
２．タイトルを入力
３．メールの本文を入力
４．送信
の４ステップあります。
お客さまに送る際は、ご存知の通りメールのビジネスマナーが定着しており、必ず「お世話になっております。遠藤です。」を入れますよね。
社内連絡であっても、自分より上司、もしくは先輩に送る場合は、「お疲れ様です。遠藤です。」くらいは入れているのではないでしょうか。
チャットの場合、
１．相手を選択（顔写真があれば直感的に選択）
２．一言「了解！」と入力
３．送信（Enterキーで一発）
の簡単３ステップです。
しかもスマホを利用すればパソコンと同じタイミングで受信しますし、より直感的に使いやすくなってますので、外出先でもわずかな隙間時間で何らかの反応することが可能です。
３．グループに簡単に一斉にメッセージが送れる
メールの場合、複数の人に送りたい際は、あて先のToやCcに送りたい人全員分のメールアドレスを都度入れます。メール配信ソフトを利用している方もいるでしょうが、社内向けのメールでは使いません。
チャットの場合は、グループという考え方があります。
よく使う代表的なグループが次の３つです。
１．全社
例：会社の従業員全員
２．部署
例：経理部の従業員だけ、営業部の従業員だけのグループ
３．管理職
例：各部の部長だけ、各課の課長だけのグループ
エンジニアですと、プロジェクト毎に作ります。上記以外でももちろん自由に作れますし、一度作ってしまえばずっと使えます。例えば、年末調整の資料の配布であれば全社グループに一斉に配信できますし、税理士さんからの連絡は経理部だけに共有すればいいかもしれません。
要旨！
基本中の基本のITツールをチャットと決めました。導入・運用コストが低く、小さな会社に効くツールです。IT企業は必ず使っています。今後もチャットについて掘り下げていきます。
お読み頂きありがとうございました／LINEもチャットツール
小さな会社のIT戦略
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